Keskitetty skannaus on tarjonnut hallintovirastoille suuren mahdollisuuden skannata vanhat arkistot ja nykyiset paperiasiakirjat sähköiseen muotoon jaettavaksi, arkistoittavaksi ja kallittavaksi aiempaa tehokkaammin. Koska uudet asiakirjat ja seurantamateriaalit luodaan sähköisesti ja lisätään sähköisiin arkistoihin, keskitetty skannausprosessi ja infrastruktuuri on kallis ja tehoton. Tämän vuoksi Lexmark on esitellyt hajautetun skannausprosessin älykkäille monitoimilaitteillensa, jotka mahdollistavat tehokkaan tavan tallentaa paperiasiakirjoja ja tietoa osana normaalia käsittelyprosessia sähköiseen muotoon, joka voi liittää nämä uudet asiakirjat olemassa olevien sähköisten tietoarkistojen kansioon.
Hajautettu skannaus tarjoaa seuraavia etuja:
- vähentää toimenpiteen kustannuksia
- nopeuttaa skannatun tiedon saantia koko organisaatiossa
- poistaa skannattavien asiakirjojen lähetyskustannukset
- vähentää tulostuskustannuksia koko organisaatiossa
- vähentää toimistossa tarvittavien laitteiden lukumäärää
- parantaa metatiedon oikeellisuutta
