Valtion virastojen tulee täyttää lain vaatimukset, jotka edellyttävät niiltä tietojen säilyttämistä ja varastointia, jotta tiedot ovat käytettävissä laillisten velvotteiden, säädösten noudattamisen, yritystapahtumien ja henkilökohtaisten asioiden tarpeisiin. Varmistaakseen säädösten noudattamisen, valtion virastot investoivat sähköisten tietoaineistojen pitkäaikaissäilytyksen (eRM) järjestelmiin, jotka kohdistuvat tietojen elinkaareen: luonti/tallennus, käyttö/levittäminen ja säilytys/poisto. Lexmark voi helpottaa merkittävästi paperiasiakirjojen tallennusta/digitointia eRM-järjestelmään helppokäyttöisillä, skannausvalmiilla verkkomonitoimilaitteillaan. Työryhmille tarkoitettujen monitoimilaitteiden avulla verkkokäyttäjät voivat skannata paperinsa eRM-järjestelmään helppokäyttöisen värillisen kosketusnäytön avulla, jolloin tiedot skannataan ja lähetetään eRM-järjestelmään muutamassa sekunnissa. Enää ei tarvita erillisiä skannereita, tietokoneita, skannausohjelmistoja ja koulutusta. Yksi helppokäyttöinen laite tekee sen kaiken ja täyttää lisäksi vielä tulostus-, kopiointi- ja fakasaustarpeesi.
